Rejestrowanie obrotu na kasie fiskalnej – najważniejsze obowiązki

O wykonywaniu jakich czynności musi pamiętać przedsiębiorca, który do rejestrowania obrotu używa kasy fiskalnej? Obowiązki podatnika wiążą się nie tylko z wystawianiem paragonów, ale też z archiwizowaniem kopii wspomnianych dokumentów. Poza tym, należy wtedy dopilnować szeregu innych formalności, m.in. przeglądów technicznych urządzenia rejestrującego.

 

Aktualnie obowiązki podatnika korzystającego z kasy fiskalnej są szczegółowo regulowane zarówno przez ustawę o podatku od towarów i usług, jak i funkcjonujące Rozporządzenie Ministra Finansów. Trzeba jednak pamiętać o tym, że ustawodawca systematycznie wprowadza pewne modyfikacje w tych przepisach. A najlepszym tego przykładem są nowe regulacje prawne, które zaczną obowiązywać od 2018 roku. Doprowadzą one bowiem do dużych zmian w sposobie prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej.

 

Paragony, przeglądy, raporty i książka serwisowa

W dużym skrócie można napisać, że urządzenie wykorzystywane przez podatnika przy obsłudze klientów indywidualnych to kasa fiskalna do rejestrowania obrotu oraz wystawiania paragonów. W praktyce okazuje się jednak, że prawidłowe używanie takiej technologii wymaga nie tylko rzetelnego prowadzenia ewidencji, ale też odpowiedniego zadbania o firmową dokumentację. W związku z tym, podatnik musi przechowywać kopie wszystkich wystawionych paragonów fiskalnych oraz książkę serwisową urządzenia rejestrującego. Poza tym, model wdrożony w przedsiębiorstwie powinien przechodzić obowiązkowe przeglądy techniczne – nie rzadziej niż co 2 lata. Istotną czynnością jest też wykonywanie raportów fiskalnych: dobowych i miesięcznych. To właśnie wspomniane dokumenty pozwalają na podsumowanie prowadzonej sprzedaży i zapewniają dostęp do informacji na temat należnych podatków.

Warto też podkreślić, że dopełnienie wszelkich formalności gwarantują wszystkie dostępne na rynku urządzenia rejestrujące – nawet najtańsze kasy fiskalne. W części modeli znajdują się jednak rozwiązania, które ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków. Dobrym przykładem są kasy z elektroniczną kopią paragonów bądź funkcją przypomnienia o konieczności wykonania raportu dobowego.

 

Nowości w prowadzeniu ewidencji

W 2018 roku dojdzie do dużych zmian w funkcjonujących przepisach fiskalnych. Po pierwsze, od 1 stycznia zacznie obowiązywać nowe Rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Po drugie, w najbliższej przyszłości wprowadzone zostaną pewne modyfikacje w ustawie VAT. Zmiany te pozwolą zaś na stopniowe wdrożenie w Polsce systemu kas fiskalnych online.

Z jakimi dodatkowymi obowiązkami będą się musieli wtedy liczyć krajowi przedsiębiorcy, którzy korzystają z urządzeń rejestrujących? Użytkownicy kas online na pewno zostaną zobligowani do tego, żeby zadbać o regularną transmisję danych do serwerów Ministerstwa Finansów. Ponadto, jeżeli nabywca towaru lub usługi poprosi o zrealizowanie i wysłanie cyfrowego dowodu sprzedaży, przedsiębiorca będzie musiał wydać zarówno papierowy, jak i elektroniczny paragon fiskalny.

Na stronie internetowej KasyFiskalne2018.pl można sprawdzić dodatkowe informacje o nowych przepisach fiskalnych.